En reciente concepto, la Superintendencia de la Economía Solidaria actualizó lo relacionado con la realización de asambleas no presenciales o mixtas u otros mecanismos para la toma de decisiones, teniendo en cuenta la nueva realidad generada con ocasión del covid-19.

En primer lugar, la entidad recordó que la reunión o sesión no presencial o mixta permite a los asociados o miembros de los órganos de administración o cuerpos colegiados deliberar o decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión, mediante comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones.

Por lo tanto, para la realización de las reuniones no presenciales o mixtas, las organizaciones de la economía solidaria podrán adoptar cualquier medio para deliberar y decidir, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

(i) La comunicación utilizada para llevar a cabo la reunión no presencial debe ser simultánea o sucesiva.

(ii) Los medios utilizados para las comunicaciones simultaneas o sucesivas deben permitir probar la participación, deliberación y decisión de los participantes.

(iii) La convocatoria a la reunión no presencial o mixta se debe realizar conforme a lo señalado en la ley o en los estatutos, indicando el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado.

(iv) Se debe verificar la identidad de los participantes virtuales y garantizar la participación de los asociados hábiles, delegados, apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o miembros de los cuerpos colegiados.

(v) Tener en cuenta el cuórum para constituir, deliberar y adoptar decisiones válidas.

(vi) El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad o presencia del cuórum necesario previsto en la ley durante toda la reunión.

(vii) En caso de que el método empleado para la reunión no presencial sea de comunicaciones sucesivas, se deberá garantizar la respuesta inmediata.

(viii) Se deberá elaborar y asentar un acta en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que finalizó la reunión.

(ix) Serán suscritas por el representante legal y el secretario de la organización y, a falta de este último, por alguno de los asociados o miembros que participaron en la reunión. 

En caso de utilizar otros mecanismos para la toma de decisiones, las organizaciones de la economía solidaria deberán garantizar, entre otros aspectos, que el mecanismo utilizado para la toma de decisiones sea de comunicación escrita; el asociado o miembro del cuerpo colegiado deberá expresar el sentido de su voto, pues en caso contrario se tendrá por no válida la decisión tomada en la reunión.

En relación con las reglas aplicables para la realización de las asambleas y reuniones no presenciales y mixtas, las organizaciones de la economía solidaria deberán adoptar las medidas necesarias, en cumplimiento de los estatutos, las disposiciones legales correspondientes y las medidas de bioseguridad adoptadas por el Gobierno Nacional, cuando a ello haya lugar.

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